Toimittajaloukkuriskin hallinta sopimuksellisesti julkisissa tietojärjestelmähankinnoissa

Abstract

Tutkielman aiheena on toimittajaloukkuriskin hallinta sopimuksellisesti julkisissa tietojärjestelmähankinnoissa. Toimittajaloukku (vendor’s lock-in) tarkoittaa tilannetta, jossa organisaatio on riippuvainen yhden palveluntuottajan eli toimittajan tietojärjestelmäratkaisusta eikä voi siirtää tietojaan ja siirtyä käyttämään toisen toimittajan tarjoamaa ratkaisua ilman huomattavia kustannuksia, oikeudellisia rajoituksia tai teknistä yhteensopimattomuutta. Toimittajaloukku on yleisesti tunnistettu riski tietojärjestelmähankinnoissa. Tutkimuksessa selvitettiin toteutettujen julkisten hankintamenettelyjen perusteella, millaisia toimittajaloukkuriskin hallintaa tukevia sopimusehtoja julkisissa tietojärjestelmähankinnoissa Suomessa käytetään ja käytetäänkö erityyppisissä järjestelmähankinnoissa erilaisia sopimusehtoja. Lisäksi arvioitiin, miten hankinnoissa käytettäviä ehtoja tulisi kehittää, jotta riski olisi vielä paremmin hallittavissa.

Tutkimus osoitti, että julkiset hankintayksiköt varautuvat sopimusehdoissaan varsin hyvin toimittajaloukkuriskin hallintaan. Se osoitti myös, että julkisen hallinnon IT-hankintojen yleiset sopimusehdot eli JIT 2015 -ehdot ovat laajasti käytössä ja tukevat toimittajaloukkuriskin hallintaan. Siinä, missä määrin yleiset ehdot riittävät riskin hallintaan ja missä määrin niitä on tarpeen täydentää muilla ehdoilla, havaittiin kuitenkin eroja erityyppisten hankintojen välillä. JIT-ehdoista puuttuvat esimerkiksi sovelluskehitystyön hankintaa koskevat erityisehdot, minkä vuoksi hankintayksiköt ovat joutuneet laatimaan ehtonsa asiantuntijapalveluiden hankintaan pitkälti itse. Tutkimuksen lopputuloksena esitetään joitakin suosituksia sopimusehtojen kehittämiseksi. Tutkimus myös paljasti, että varsinkin valmisohjelmistoista syntyvät riskit on huomioitu julkisten tietojärjestelmähankintojen tarjouspyynnöissä heikosti. Käytännössä yhdessäkään tutkitussa hankinnassa ei ollut käytössä erityisiä sopimuksellisia mekanismeja kaupallisiin valmisohjelmistoihin liittyvän valmistajaloukun hallintaan. Valmisohjelmistojen käyttö toimituksissa ja käytön ehdot jäivät lähtökohtaisesti erikseen sovittaviksi.

Kattavat sopimusehdot eivät yksin riitä toimittajaloukkuriskin minimoimiseen. Riippuvuus tietojärjestelmän toimittajasta voi olla hienovaraisempaa, ja riippuvuuden hallintaan tarvitaan hyvien sopimusten lisäksi myös muita toimia. Toimittajaloukun rinnalla tulisikin puhua nimenomaan toimittajariippuvuudesta tai toimittajavaihdoksen kitkasta. Kitka terminä viittaa siihen, miten vaikeaa toimittajan vaihtaminen voi olla, vaikka vaihtamiselle ei olisi mitään ehdotonta estettä. Tutkimusta tarvittaisiinkin sitä, miten julkiset organisaatiot pystyvät hyödyntämään sopimusehtojen niille antamia oikeuksia ja toimittajille asettamia velvoitteita toimittajavaihdostilanteissa ja millaisilla mekanismeilla tietojärjestelmähankinnoille ominaista toimittajavaihdoksen kitkaa voitaisiin vähentää.