Using custom software to reduce risk at the bidding stage of construction projects

Abstract

Risk in the bidding process in the construction industry comprises mostly inaccurate cost estimations and the extensive resource requirements related to bidding. This thesis investigates how custom software tools can reduce risk in the bidding process. The research method comprises a literature review and empirical data analysis. These methods are used to analyze the efficiency and risk reductions of the developed software tool. The tool introduced in this study is based on Excel VBA, and it automates the cost estimation process and reduces human error and resource requirements in bid preparation.

The results of the study demonstrate that the software can decrease the time and personnel needed in the bidding process significantly. This saves costs and allows more bids to be prepared simultaneously. The empirical data from the Finnish construction company indicates a reduction of time required to complete the calculation phase from two weeks to one day in the best case. From this, there is a corresponding reduction of personnel requirements from five to two or three team members. The study also highlights that the software can be used to reduce the risk of calculation errors, but it cannot replace the expert knowledge of experienced employees.

Overall, implementing the tool leads to better risk management, reductions in costs, and the possibility to submit multiple bids simultaneously. These bids can also be placed faster and more accurately. The software is currently used to calculate repetitive tasks such as apartment refurbishment, suggesting that development of the tool is required for it to be effective in more complex projects.

Rakennusalan tarjousvaiheeseen sisältyy merkittäviä riskejä, jotka aiheutuvat epätarkoista kustannusarvioista ja suurista resurssivaatimuksista. Tässä opinnäytetyössä tutkitaan ohjelmistotyökalun käyttöä riskien vähentämiseksi tarjousvaiheessa. Työssä käytetyt tutkimusmenetelmät ovat kirjallisuuskatsaus ja empiirinen data-analyysi. Näiden avulla tutkitaan kehitetyn tarjousvälineen tehokkuutta ja riskejä vähentäviä ominaisuuksia. Työkalu perustuu Excel VBA:han, ja se automatisoi kustannusarviot vähentäen inhimillisiä virheitä ja tarjousten laskentaan tarvittavia resursseja.

Tutkimus osoittaa, että ohjelmisto voi merkittävästi vähentää tarjousprosessissa tarvittavan ajan ja henkilöstön määrää, säästäen siten kustannuksia ja mahdollistaen usean tarjouksen samanaikaisen valmistelun. Suomalaisen rakennusyrityksen empiiriset tulokset osoittavat, että laskentavaiheen kesto voi parhaimmillaan lyhentyä yhteen päivään. Henkilöstömäärä voi vähentyä viidestä mahdollisesti kahteen tai kolmeen työntekijään. Lisäksi tutkimus korostaa, että ohjelmisto vähentää alkuperäisen kustannusarvion virheiden todennäköisyyttä, mutta se ei voi korvata kokeneiden työntekijöiden asiantuntemusta.

Kaiken kaikkiaan työkalun käyttöönotto johtaa parempaan riskienhallintaan, kustannusten vähentämiseen ja mahdollisesti kilpailukykyisempiin tarjouksiin, sillä urakoitsija pystyy jättämään tarjouksia nopeammin ja tarkemmin. Ohjelmiston hyödyt on tällä hetkellä suunnattu toistuviin tehtäviin, kuten asuntojen peruskorjauksiin viitaten siihen, että monimutkaisemmissa projekteissa ohjelmistoa on kehitettävä edelleen.