Improving resource management in a project-oriented company

Abstract

In a setting where multiple parallel projects depend on the same pool of scarce human resources, adequate resource management is crucial but also a challenging managerial task. The objective of this study was to improve resource management in a large industrial company that uses projects for most of its operations. The aim was to find solutions to the company’s current challenges and propose a better approach for multi-project resource management, with a focus on the company’s R&D and engineering resources.

This study was conducted as a qualitative case study. The study used multiple data collection methods, of which semi-structured interviews provided the most valuable data for the current state analysis. Solutions to the identified challenges were developed by combining the findings of the current state analysis with those of the literature review.

Based on the current state analysis, the company’s resource planning practices were inadequate and required improvement. In addition, other fundamental challenges such as unclear roles and responsibilities, insufficient communication practices, and deficient data management contributed to the company’s problems. The most significant improvement recommendation considers the adoption of a defined multi-project resource planning process with the goal of connecting the company’s business plan to its daily resource assignments. The process also serves as a basis for other proposed solutions by guiding how roles and responsibilities, communication, and data management should be organized to support overall resource management. Although formulated for the case company and its circumstances, the proposed solutions can be beneficial for any company operating in a multi-project environment and facing similar challenges.

Resurssienhallinta on ratkaisevan tärkeä, mutta samalla myös haastava johtamistehtävä tilanteessa, jossa useat rinnakkaiset projektit ovat riippuvaisia samoista niukoista resursseista. Tämän tutkimuksen tavoitteena oli parantaa resurssienhallintaa suuressa teollisuusyrityksessä, joka käyttää projekteja valtaosaan toiminnastaan. Tarkoituksena oli löytää ratkaisuja yrityksen nykyisiin haasteisiin ja ehdottaa parempaa lähestymistapaa moniprojektiresurssien hallintaan. Tutkimuksen fokus on yrityksen tutkimus- ja tuotekehitysresursseissa sekä niiden hallinnassa.

Tutkimus toteutettiin laadullisena tapaustutkimuksena. Tutkimuksessa käytettiin useita tiedonkeruumenetelmiä, joista puolirakenteiset haastattelut tuottivat arvokkaimman aineiston nykytila-analyysille. Ehdotetut ratkaisut tunnistettuihin haasteisiin perustuivat nykytila-analyysin tulosten ja kirjallisuuskatsauksen yhdistämiseen.

Nykytila-analyysin perusteella yrityksen resurssien suunnittelukäytännöt olivat puutteelliset ja vaativat parannusta. Lisäksi muut haasteet, kuten epäselvät roolit ja vastuut, riittämättömät viestintäkäytännöt sekä puutteellinen tietojenhallinta, vaikuttivat yrityksen ongelmiin. Merkittävin parannusehdotus koskee moniprojektiresurssien suunnitteluprosessin käyttöönottoa, jonka tavoitteena on yhdistää yrityksen liiketoimintasuunnitelma päivittäisiin resurssien allokointeihin. Prosessi toimii myös perustana muille ehdotetuille ratkaisuille ohjaamalla roolien ja vastuiden, viestinnän ja tietojenhallinnan järjestämistä tukemaan kokonaisvaltaista resurssienhallintaa. Vaikka ratkaisut on muotoiltu tapausyritykselle ja sen olosuhteisiin, ne voivat hyödyttää mitä tahansa moniprojektiympäristössä toimivaa yritystä, joka kohtaa samanlaisia haasteita.