Tietämyksenhallinta, -prosessit ja -teknologiat : tietohallinnon ulkoistamistapaus

Abstract

Tutkimuksen tavoitteena on selvittää tietohallinnon ulkoistukseen vaikuttavia tekijöitä sekä tietämyksenhallintaa IT-ulkoistuksessa. Yritykset keskittyvät ydinliiketoimintaan ulkoistamalla tukitoimintoja. Tietohallinto ei yleensä ole yrityksen ydinliiketoimintaa ja sen ulkoistaminen ei ole suoraviivainen tai helppo tehtävä, koska tietohallinto on keskeinen osa yrityksen toimintoja ja yleensä liittyy toisiin sovelluksiin ja prosesseihin ulkoistavan yrityksen sisällä. Tietämys ja tietämyksenhallinta on merkittävimpiä tekijöitä ulkoistumisen onnistumiselle. Tietämyksenhallinta-aktiviteeteilla varmistetaan, että tietämys tietohallintopalveluista ja -sovelluksista siirtyy tulevalle alihankkijalla, joka tulee vastaamaan jatkossa IT -palveluiden ylläpidosta ja jatkokehityksestä.

Tutkimuksen aiheena on tietämyksenhallinta, -prosessit ja -teknologiat: tietohallinnon ulkoistamistapaus. Tutkimus käsittää teoreettisen osuuden, missä kuvataan yleisesti tietohallinnon ulkoistusta, tietämyksenhallintaa, tietämyksenhallintaprosessia sekä tietämyksenhallinnassa käytettyjä teknologioita. Teoriassa esitettyjä asioita tutkitaan tapauksessa, missä yritys A ulkoisti tietohallinnon yritykselle B. Tutkimuksen menetelmänä on laadullinen tapaustutkimus ja aineiston keruumenetelmänä käytettiin teemahaastattelua, missä haastateltavana oli ulkoistuksessa mukana olleita henkilöitä. Tutkimus on toteutettu luottamuksellisena eikä siinä mainita nimiä tai yritysten tietoja.

Tutkimuksessa pyritään tarkastelemaan tietohallinnon ulkoistukseen liittyviä tekijöitä sekä ulkoistuksissa käytettyjä ja merkittäviä tietämyksenhallintaprosesseja sekä tietämyksenhallintateknologioita. Tutkimuskysymyksiä ovat: Mitkä ovat tietohallinnon ulkoistamiseen vaikuttavia tekijöitä ja miten tietämys, tietämyksenhallinta, -prosessit ja -teknologiat esiintyvät tietohallinnon ulkoistuksissa?

Tutkimuksessa havaittiin, että tietohallinnon ulkoistamisella yritykset keskittyvät siihen mitä se osaa parhaiten ja missä se kilpailee muita yrityksiä vastaan, eli ydinliiketoimintaan. Ulkoistaminen on hyvin yleinen ilmiö, millä ulkoistavat yritykset hakevat kustannussäästöjä ja tehokkuutta. Tietämyksenhallinnan näkökulmasta tietämyksen siirron osoitettiin olevan tärkein tekijä ulkoistajan ja alihankkijan välillä. Tietämystä siirretään erilaisissa prosessissa, missä teknologia on prosessin mahdollistaja. Teknologian merkitys tietämyksenhallinnalle ja ulkoistuksen onnistumiselle oli merkittävä tutkimuksen tapauksessa.