Tapaustutkimus käyttäjien osallistamisen vaikutuksista sosiaalisen intranetin suunnitteluun

Abstract

Tutkimuksen tarkoituksena oli selvittää, miten käyttäjien osallistaminen vaikuttaa sosiaalisen intranetin suunnitteluun organisaatiossa, jossa oli aikaisemmin ollut käytössä yksisuuntaisena tiedotuskanavana toiminut intranet. Tavoitteena oli suunnitella sosiaalinen intranet, jossa sisällöntuotanto on hajautettu useille sisällöntuottajille sekä antaa kaikille käyttäjille mahdollisuus osallistua tiedonjakamiseen ja yhteisölliseen tiedonrakenteluun.

Tutkimus toteutettiin laadullisena tapaustutkimuksena, jossa hyödynnettiin toimintatutkimuksen piirteitä. Aineistonkeruumenetelminä käytettiin tutkimuspäiväkirjaa, jonka ohella kerättiin myös osallisten kanssa käytyjä sähköpostikeskusteluita sekä pidettiin työpajoja ja hyödynnettiin seinätekniikkaa. Menetelmät tukivat luontevasti tutkimuksen toteuttamista ja käyttäjien osallistamista tapausorganisaatiossa, jossa intranetiä suunniteltiin toimintatutkimuksen syklejä mukaillen. Tutkimuksen viitekehyksessä sovellettu Davisin (1986) TAM-malli antoi lisäksi suuntaa sille, että jo suunnittelun aikana voitiin kiinnittää huomiota tekijöihin, joiden on aiemmassa tutkimuksessa todettu vaikuttavan käyttäjien intranet-kokemukseen sekä sitä kautta heidän asenteisiin ja käyttöaikomuksiin.

Merkittävin tutkimustulos oli se, että sosiaalisen intranetin suunnittelu ei ole vain intranetin sivustohierarkian, ulkoasun, sisällön ja sosiaalisten toimintojen suunnittelua. Sosiaalisen intranetin suunnittelu on ennen kaikkea uudenlaisten intranet-kulttuurin ja toimintatapojen luomista osallisten kanssa. Tutkimustulokset osoittivat myös, että käyttäjien osallistaminen vaikutti sosiaalisen intranetin suunnitteluun paitsi suunnittelusyklejä hidastavasti niin myös siten, että sekä intranet-suunnittelijoiden että osallisten ymmärrys intranetin mahdollisuuksista kasvoi. Käyttäjien osallistaminen sosiaalisen intranetin sisällöntuotannon hajauttamiseen puolestaan osoitti, että kaikki osalliset olivat yksimielisiä siitä, että sisällöntuotanto tulee hajauttaa. Kuitenkin suunnittelun edettyä sisällöntuotantovaiheeseen useat sisällöntuottajat eivät ehtineet tuottaa sisältöä, vaikka heille tarjottiin tukea ja perehdytystä. Web 2.0, yritys 2.0 ja sosiaalisen median käytön suunnitteluun intranetissä käyttäjien osallistaminen vaikutti siten, että sosiaalisten välineiden käyttötavoista ja vaikutusta organisaation avoimuuteen keskusteltiin osallisten kanssa. Esille nousi myös tarve huomioida käyttäjien erilaiset tarpeet ja osaamistaso.

Tutkimustuloksien yleistettävyyttä rajoittaa tapaustutkimus, tutkijan tuttuus osallisten kanssa sekä tapauskohteessa meneillä ollut organisaatiomuutos. Tutkimuksesta kuitenkin hyötyvät organisaatiot, joissa ollaan siirtymässä kohti sosiaalista intranetiä ja sisällöntuotannon hajauttamista.

The aim of this research was to examine how user empowerment affects designing a social intranet for an organization in which the first generation intranet has been used for one-way communication. The target was to design a social intranet in which multiple content creators and all of the users would have a chance to share information and participate in collaborative knowledge building.

The research was carried out as a qualitative case study. Action research was used to support designing cycles and user empowerment. The researcher’s personal notes, e-mails, workshops and wall-chart technique were used for collecting empirical data. Davis’s (1986) technology acceptance model (TAM) and earlier intranet studies directed the understanding of the key factors that influenced users’ intranet experiments, their attitudes toward using intranet and behavioral intention to use intranet.

The results of the study indicated that user empowerment slowed down the designing cycles. Simultaneously, the users were given a better understanding of the opportunities provided by the social intranet. Also the researcher learnt more about user requirements and users’ daily routines. However, the main result was that designing the social intranet is more about planning a new way to communicate, work and share knowledge in the organization than just building intranet sites and layout, creating content and adding some social media functionalities. When the users are empowered in the designing processes, they can be motivated to use the social intranet. All of the empowered users agreed that multiple content creators are needed. However some of them were too busy to create content before the implementation of the social intranet. Collaboration with the active content creators was fruitful. Discussions were held with the active content creators about building a logical structure of site hierarchy and controlling the usefulness and quality of created content. While designing the use of social media tools, it was noted that there is a need to take into account users’ difference in IT-skills.

Generalization of the results is limited in three ways. Firstly, the research was carried out in a single organization. Secondly, the researcher was familiar with the users before hands because she had worked in the case organization for six years. Thirdly, the organization was under organizational changes while the social intranet was designed. The results are useful for organizations planning to design a social intranet. There are also potential subjects in this area for further research.