Julkisten hankintojen onnistumisen arviointi ja mittaaminen

Abstract

Hankintayksiköillä on velvollisuus järjestää toimintansa niin, että hankintoja toteutetaan taloudellisesti ja suunnitelmallisesti. Toiminnan arvioinnilla ja mittaamisella voidaan tehostaa prosesseja sekä parantaa henkilöstön osaamista, mikä näkyy laadukkaampina ja onnistuneempina hankintoina. Tällä tutkimuksella pyritään selvittämään ja tuomaan esiin näkemys siitä, kuinka arviointia ja mittaamista tulisi suorittaa kohdeorganisaatiossa, Oulun Konttorin hankintapalveluissa.

Ongelman ratkaisemiseksi muodostettiin päätutkimuskysymys, kuinka arvioida ja mitata hankintojen onnistumista hankintayksikössä. Ensimmäisessä alatutkimuskysymyksessä selvitettiin tekijät, jotka edesauttavat hankintojen onnistumista, jotta voitiin muodostaa ne osa-alueet, joihin mittaamisessa tulisi keskittyä. Toisessa alatutkimuskysymyksessä tarkasteltiin oikaisupyynnöistä ja valituksista aiheutuvia haittoja, joiden oletettiin vähenevän seurannan myötä ja antavan näin puoltavan perusteen toiminnan arvioinnille ja mittaamiselle.

Tutkimus toteutettiin laadullisen tutkimuksen keinoin. Lähestymistapa on konstruktiivinen, sillä kyseessä on kehitystehtävä. Aineisto kerättiin haastattelemalla viittä alan tuntevaa henkilöä, joilla oletettiin olevan tietoa ja kokemusta tutkittavasta aiheesta mahdollisimman paljon. Aineistoanalyysissä tarkasteltiin teoreettisen viitekehyksen ja kysymyksenasettelun kannalta olennaisia asioita sekä yhdisteltiin havaintoja etsimällä niistä yhteisiä piirteitä.

Tulosten valossa suunnittelu on tärkein tekijä hankinnoissa onnistumisessa. Riittävällä valmistautumisella ja tiedonhankinnalla luodaan tarkoituksenmukainen tarjouspyyntö, joka usein takaa onnistumisen. Yhteistyö ja verkostomainen toiminta on erityisen tärkeää. Hankinnan onnistuminen tai epäonnistuminen ei ole yksiselitteisesti kiinni siitä, tehdäänkö päätöksestä markkinaoikeuteen valitus vai ei, sillä hankintayksiköllä ei useinkaan ole mahdollisuutta vaikuttaa tähän. Menestyminen hankinnoissa vaatii välillä rohkeutta ottaa harkittuja riskejä lain sallimissa rajoissa, jotta kehitys ei pysähdy. Oikaisupyynnöt ja valitukset aiheuttavat resurssimenetyksiä, mutta nämä eivät toimi motivaation perustana toiminnan arvioinnissa ja mittaamisessa. Motivaation lähteenä voi sen sijaan toimia arvioinnin kytkeminen tulospalkkaukseen tai mahdollisuus kaupunkien väliseen vertailuun.

Tulosten pohjalta luotiin esimerkki siitä, millaisia osa-alueita tulisi mitata ja millaisia mittareita näiden osa-alueiden kohdalla voidaan käyttää. Ehdotetut osa-alueet ovat yhteistyö, henkilöstö, taloudellisuus ja ympäristö. Esitetyt tulokset tuovat esille uutta tietoa julkisen sektorin hankintatoimen toiminnan arvioinnista ja mittaamisesta, siihen liittyvistä haasteista ja mahdollisuuksista. Tästä toivotaan olevan hyötyä hankintayksiköille, jotka harkitsevat arvioinnin ja mittaamisen aloittamista tai kehittämistä.