Flexibility in agile projects : contracting practices and organisational arrangements

Abstract

<div lang="en" class="abs"><p class="abs_header">Abstract</p><p>The adoption of agile methods in software projects has been fast. The majority of new software projects utilises agile methods, and they have radically changed the internal dynamics of software development projects. This has created a need for adjustments in the management of software projects. The current literature rarely discusses the early phases of agile projects: contracting and organising agile projects. The literature also lacks investigations on the project management practices of agile projects.</p><p>This dissertation focuses on flexibility as it occurs in agile software projects. The main objective of this research is to explore the nature of flexibility in agile software projects and study the challenges of project contracting and management in leveraging agile development methods. The research was conducted as a mixed methods research. The research findings contribute to the emerging literature on agile project management. Secondarily, the results contribute to proactive contracting literature.</p><p>The results indicate that agile methods can be used to increase flexibility and efficiency in software projects, but flexibility needs to be planned by projects parties. This planning activity already starts in the negotiation phase, and it is optimally summarised in the project contract. Thus, it is also important that lawyers contributing to project contracts are aware and informed of the business contexts. The traditional project management approach needs adjustments in adopting agile practices. This research reports several categories of challenges faced in adopting agile practices and increasing flexibility in projects. The results also indicate that projects delegate part of the decision-making authority to implementation teams in order to increase flexibility. By taking some of the decisions closer to project implementation, flexibility can be used to manage uncertainties caused by a complex environment.</p></div>

<div lang="fi" class="abs"><p class="abs_header">Tiivistelmä</p><p>Ketterien kehitysmenetelmien käyttö ohjelmistoprojekteissa on yleistynyt nopeasti. Suurin osa alkavista ohjelmistoprojekteista käyttää jo ketteriä menetelmiä ja niiden soveltaminen on muuttanut radikaalisti kehitysprojektien sisäistä dynamiikkaa. Tämän vuoksi on syntynyt tarve tarkastella tarkemmin ketterien projektien johtamista. Kirjallisuudessa on harvoin tarkasteltu ketterien projektien alkuvaiheita, sopimuskäytäntöjä ja organisoitumista. Kirjallisuudessa ei myöskään vielä käsitellä ketterien projektien projektinhallinnan käytänteitä.</p><p>Tämä väitöskirjatutkimus tarkastelee joustavuutta, joka ilmenee ketterissä ohjelmistoprojekteissa. Työn päätavoite on tarkastella joustavuuden luonnetta ketterissä ohjelmistoprojekteissa ja tutkia mitä haasteita ketterien menetelmien käyttö aiheuttaa projektin sopimusprosesseissa ja projektinhallinnassa. Väitöskirjatutkimus on toteutettu monimetelmätutkimuksena. Tutkimustulokset kohdistetaan tuoreeseen tieteelliseen projektitutkimuksen keskusteluun ketteristä projektinhallintamenetelmistä. Toisekseen, väitöskirja osallistuu ennakoivaa sopimista käsittelevään oikeustieteellisen tutkimusalan keskusteluun.</p><p>Tutkimustulokset osoittavat, että ketteriä menetelmiä voidaan käyttää lisäämään joustavuutta ja tehokkuutta ohjelmistoprojekteissa, mutta joustavuus tulee olla suunniteltua, jotta siitä voidaan hyötyä. Joustavuuden käytön suunnittelu alkaa jo projektin neuvotteluvaiheessa ja kirjaukset joustavuuden hyödyntämisestä on optimaalisesti kirjattu jo projektisopimukseen. Tämän vuoksi on tärkeää, että sopimuksen muotoiluun osallistuvat juristit ovat hyvin perillä liiketoiminta-alasta ja ovat tietoisia, että sopimus tulee sisältämään joustavuusnäkökohtia tarkoituksellisesti. Perinteinen projektinhallinta kaipaa myös muutoksia ketterien projektien johtamiseen. Tutkimus osoittaa seitsemän pääkategoriaa haasteita, joita yritykset kohtaavat siirtyessään käyttämään ketteriä menetelmiä. Tutkimus osoittaa myös, että ketterissä projekteissa päätöksenteko on joustavuuden lisäämiseksi hajautettu itseohjautuville tiimeille. Kun päätöksentekovaltaa siirretään lähemmäs varsinaista kehitystyötä, voidaan joustavuuden avulla hallita epävarmuutta kompleksissa ympäristössä.</p></div>

<div lang="en" class="abs"><p class="abs_header">Original papers</p><p>Original papers are not included in the electronic version of the dissertation.</p><ol type="I"><li><p>Kujala, J., Nystén-Haarala, S., & Nuottila, J. (2015). Flexible contracting in project business. International Journal of Managing Projects in Business, 8(1), 92–106. <a href="https://doi.org/10.1108/IJMPB-10-2013-0062">https://doi.org/10.1108/IJMPB-10-2013-0062</a></p></li><li><p>Nuottila, J., Kujala, J., & Nystén-Haarala, S. (2015). Flexible contracting in software project business: What we can learn from agile methods in the software industry. In S. Nystén-Haarala, T. D. Barton & J. Kujala J (Eds.), Flexibility in contracting – Lapland Law Review 2 (pp. 29–54). Rovaniemi, Finland: University of Lapland.</p></li><li><p>Nuottila, J., Kauppila, O., & Nystén-Haarala, S. (2016). Proactive contracting: Emerging changes in attitudes toward project contracts and lawyers’ contribution. Journal of Strategic Contracting and Negotiation, 2(1–2), 150–165. <a href="https://doi.org/10.1177/2055563616669738">https://doi.org/10.1177/2055563616669738</a></p></li><li><p>Nuottila, J., Aaltonen, K., & Kujala, J. (2016). Challenges of adopting agile methods in a public organization. International Journal of Information Systems and Project Management, 4(3), 65–85. <a href="https://doi.org/10.12821/ijispm040304">https://doi.org/10.12821/ijispm040304</a></p></li><li><p>Nuottila, J., Aaltonen, K., & Kujala, J. (2017). Agile project management in a public context: case study on forms of organising. International Journal of Project Organisation and Management, 9(3), 230–248. <a href="https://doi.org/10.1504/IJPOM.2017.087585">https://doi.org/10.1504/IJPOM.2017.087585</a></p></li></ol></div>

<div lang="fi" class="abs"><p class="abs_header">Osajulkaisut</p><p>Osajulkaisut eivät sisälly väitöskirjan elektroniseen versioon.</p><ol type="I"><li><p>Kujala, J., Nystén-Haarala, S., & Nuottila, J. (2015). Flexible contracting in project business. International Journal of Managing Projects in Business, 8(1), 92–106. <a href="https://doi.org/10.1108/IJMPB-10-2013-0062">https://doi.org/10.1108/IJMPB-10-2013-0062</a></p></li><li><p>Nuottila, J., Kujala, J., & Nystén-Haarala, S. (2015). Flexible contracting in software project business: What we can learn from agile methods in the software industry. In S. Nystén-Haarala, T. D. Barton & J. Kujala J (Eds.), Flexibility in contracting – Lapland Law Review 2 (pp. 29–54). Rovaniemi, Finland: University of Lapland.</p></li><li><p>Nuottila, J., Kauppila, O., & Nystén-Haarala, S. (2016). Proactive contracting: Emerging changes in attitudes toward project contracts and lawyers’ contribution. Journal of Strategic Contracting and Negotiation, 2(1–2), 150–165. <a href="https://doi.org/10.1177/2055563616669738">https://doi.org/10.1177/2055563616669738</a></p></li><li><p>Nuottila, J., Aaltonen, K., & Kujala, J. (2016). Challenges of adopting agile methods in a public organization. International Journal of Information Systems and Project Management, 4(3), 65–85. <a href="https://doi.org/10.12821/ijispm040304">https://doi.org/10.12821/ijispm040304</a></p></li><li><p>Nuottila, J., Aaltonen, K., & Kujala, J. (2017). Agile project management in a public context: case study on forms of organising. International Journal of Project Organisation and Management, 9(3), 230–248. <a href="https://doi.org/10.1504/IJPOM.2017.087585">https://doi.org/10.1504/IJPOM.2017.087585</a></p></li></ol></div>