Information processing in global virtual NPD projects

Abstract

<div lang="en" class="abs"><p class="abs_header">Abstract</p><p>In knowledge-based economy an increasing amount of work is conducted in projects in dispersed virtual organisational settings. Information is the raw material of virtual knowledge-based project work and therefore an understanding of information processing in virtual NPD (New Product Development) projects is essential. Information processing is particularly crucial for virtual NPD projects, which are typically implemented in demanding, turbulent and complex institutional settings, where they are subject to various challenges caused by cultural, organisational and human factors and where large amounts of information is processed.</p><p>This multi-disciplinary study combines theories of information processing and trust and knowledge-based view of organisations. Particularly impersonal and interpersonal trust and barriers to information processing are investigated to study organisational capabilities and virtual communication competencies, which can enable information processing in virtual NPD projects. The case organisation was selected for the study because it has a lengthy history of multinational and multisite virtual way of work. Survey questionnaires and semi-structured interviews were employed to gather research data. Focus group interviews and document review were conducted to evaluate the results. Altogether, 11 leaders and 12 expert teams were interviewed at sites in the USA, Finland, China and Poland as well as 7 members from the operative management in USA and Finland.</p><p>The results of this study enhance the understanding of organisational virtual capabilities and personal virtual communication competencies in virtual NPD project context. The findings indicate that trust is significant and it is clear that both impersonal and interpersonal trust in supporting information processing in projects, are needed. This study also confirms that each phase in virtual project lifecycle has different needs for information processing. Through recognizing virtual communication capabilities in company level and competencies at the personal level, it would be easier to manage information processing in virtual NPD projects. At the personal level, virtual communication competencies are seen to consist of cultural knowledge and sensitivity, company language skills, listening skills, accountability and credibility, mastery in using ICT and e-mail etiquette. The significance of virtual communication capabilities and competencies as part of knowledge management strategies will grow in the future. This dissertation addresses this challenge by providing new practical and theoretical perspectives to enable planning, measuring, training and rewarding from virtual communication competences, and them to be tested in similar constructions in ICT industry or in other organizations to enhance information processing in virtual projects.</p></div>

<div lang="fi" class="abs"><p class="abs_header">Tiivistelmä</p><p>Erityisesti yhteiskuntamme tietointensiivisillä aloilla tuotekehitys tapahtuu yhä useammin globaaleissa projekteissa, joissa työskennellään organisatorisesti ja maantieteellisesti hajautuneesti, jolloin suuri osa viestinnästä on virtuaalista. Viestintäprosessissa liikkuu informaatiota, joka on tiedon ja osaamisen raaka-ainetta. Jotta tietoa ja osaamista olisi mahdollista hyödyntää, on tärkeää ymmärtää virtuaalisten tuotekehitysprojektien viestintäprosesseja. Onnistunut viestintä on usein vaikeaa, koska projektit toimivat vaativissa, alati muuttuvissa ja monimutkaisissa ympäristöissä. Tyypillisesti projektin aikana pitää pystyä viestimään suuri määrä tietoa ja välittämään osaamista eri toimijoiden välillä.</p><p>Tämä monitieteinen tutkimus yhdistelee informaation prosessoinnin teoriaa, tietojohtamista ja luottamustutkimusta globaalien tuotekehitysprojektien viestinnän tarkastelussa. Erityisesti keskitytään luottamuksen eri lajien vaikutukseen ja viestinnän esteiden esille tuomiseen, jotta onnistuneen viestinnän kannalta tärkeimmät organisatoriset ja yksilölliset kyvykkyydet voitaisiin tuoda esiin.</p><p>Tutkittavalla organisaatiolla on pitkä historia kansainvälisillä markkinoilla virtuaalisena organisaationa toimimisesta. Tutkimus toteutettiin yhdistellen kyselytutkimusta ja laadullisia puolistrukturoituja haastatteluja. Kaikkiaan 11 virtuaalitiimin esimiestä ja 12 asiantuntijatiimiä osallistui haastatteluihin USA:ssa, Suomessa, Kiinassa ja Puolassa sekä operatiivisesta johdosta seitsemän henkilöä Suomesta ja USA:sta. Lopuksi tulokset arvioitiin dokumenttikatselmoinneissa sekä fokusryhmähaastatteluissa tutkittavassa organisaatiossa.</p><p>Tulokset osoittavat, että organisaatio- ja yksilötason luottamusta tarvitaan ja luottamuksen eri lajeilla on erilainen vaikutus viestintään. Tutkimus nostaa myös esille projektin eri vaiheiden erilaiset viestintätarpeet, jotka huomioimalla voidaan kasvattaa virtuaalisten projektien kyvykkyyttä. Yksilötasolla tarvittavat virtuaaliset viestintätaidot ovat ammatillinen ja riittävä projektissa käytettävä kielitaito, kulttuurien tuntemus ja herkkyys, kuuntelemisen taito, vastuullisuus, vahvat ICT:n käyttö- ja mediataidot sekä e-mail etiketti.</p><p>Tutkimus on merkittävä, koska virtuaalinen projektiperustainen globaali työ tulee lisääntymään ja lisäksi etätyön tarve tulee kasvamaan. Näin ollen virtuaalisten viestintätaitojen merkitys osana tietojohtamisen strategiaa tulee kasvamaan tulevaisuudessa.</p></div>