Sidosryhmäjohtaminen ketterissä projekteissa

Abstract

Ketterät projektit toteutetaan projektiympäristöissä, jotka sisältävät tyypillisesti paljon monimutkaisuutta ja epävarmuutta. Sidosryhmäteoria ja sidosryhmälähtöinen ajattelutapa auttaa organisaatioita ymmärtämään liiketoimintaympäristöjen rakenteita ja niiden hallitsemista organisaation tavoitteiden mukaisesti. Tämän kandidaatintutkielman tavoitteena on selvittää, miten sidosryhmäjohtamista toteutetaan ketterissä projekteissa monimutkaisuutta ja epävarmuutta sisältävissä projektiympäristöissä. Lisäksi selvitetään, mitkä asiat tällaisissa projektiympäristöissä korostuu sidosryhmäjohtamisen näkökulmasta. Tutkielma toteutetaan kirjallisuuskatsauksena hyödyntäen aihealueisiin liittyviä sekä luotettavimpia ja keskeisimpiä teoksia, tutkimuksia ja julkaisuja. Kirjallisuuskatsauksen jälkeen tutkimustuloksia muodostetaan tehdyistä havainnoista hyödyntäen omaa pohdintaa.

Tutkielmassa tärkeimmäksi tutkimustulokseksi muodostuu sidosryhmäjohtamisen merkitys osana ketterän projektin toteutusta. Ketteryydellä pyritään projektissa vastaamaan tehokkaasti projektin elinkaaren aikana tapahtuviin muutoksiin, jotka tässä tutkielmassa käsitetään muodostuvan muutoksista sidosryhmien tarpeissa ja odotuksissa. Jotta muutoksiin pystytään vastaamaan tehokkaasti, ketterissä projekteissa sidosryhmäjohtamisessa tulee kiinnittää erityisesti huomiota aktiivisuuteen, tehokkaaseen kommunikaatioon, säännöllisiin aktiviteetteihin, ja arvon luontiin sidosryhmille yhteistyössä niiden kanssa. Nämä ominaispiirteet huomioon ottaen sidosryhmäjohtamista voidaan toteuttaa ketterissä projekteissa hyödyntäen perinteisiä sidosryhmäjohtamisen malleja. Jokainen projektiorganisaatio voi itse omien resurssien ja tarpeiden mukaan määritellä, kuinka laajasti he haluavat sidosryhmäjohtamista toteuttaa. Sidosryhmäjohtamisen tulee kuitenkin olla systemaattisesti toteutettua läpi projektin elinkaaren. Sidosryhmäjohtaminen on prosessi, joka koostuu useammasta osaprosessista liittyen sidosryhmäjohtamisen suunnitteluun, sidosryhmien tunnistamiseen, sidosryhmien analysointiin, projektiorganisaation sisäiseen kommunikointiin, sidosryhmäjohtamisen strategioiden kehittämiseen ja toteuttamiseen, ja sidosryhmäjohtamisen toteutumisen seurantaan.

Tätä kandidaatintutkielmaa voidaan hyödyntää tutustumisessa sidosryhmäjohtamisen sovellettavuuteen ketterissä projekteissa, tai yleisesti tutustumisessa sidosryhmäjohtamiseen ja ketteriin menetelmiin projekteissa. Vähäinen empiirinen tietämys kirjallisuudessa liittyen tutkielman aiheeseen aiheuttaa myös tässä tutkielmassa käytännön havaintojen puutteellisuuden. Jotta tutkimuksen tuloksia voitaisiin luotettavasti yleistää, tulisi aihetta tutkia laajemmin ja empiirisesti tekemällä esimerkiksi haastatteluja ketteriä menetelmiä hyödyntäville projektiorganisaatioille.

Agile projects are implemented in project environments that typically involve a lot of complexity and uncertainty. A stakeholder theory and a stakeholder approach help organizations to understand the structure of business environments and to manage them according to the goals of organizations. The purpose of this bachelor’s thesis is to find out how stakeholder management is implemented in the agile project environments which includes complexity and uncertainty. In addition, the purpose is to determine the characteristics of stakeholder management in such project environments. The study is a literature review where the most relevant and reliable works, studies and publications related to the topic are utilized. After the literature review, the research results are formed from the observations made utilizing own reflection.

The most important finding in the study is the importance of stakeholder management as a part of the implementation of an agile project. Agility aims to respond effectively to changes during a project life cycle, which in this study are understood to form from changes in stakeholders’ needs and expectations. In order to be able to respond effectively to the changes, in the stakeholder management in the agile projects must pay a special attention to activity, effective communication, regular activities, and value creation for stakeholders in cooperation with them. Taking these characteristics into account, the stakeholder management can be implemented in the agile projects utilizing traditional stakeholder management methods. Each project organization can determine, according to its own resources and needs, to what extent they want to implement the stakeholder management. However, the stakeholder management must be systematically implemented throughout the project life cycle. The stakeholder management is a process, which consists of several sub-processes related to planning, stakeholder identification, stakeholder analysis, internal communication within the project organization, implementation of the stakeholder management strategies and monitoring of the implementation.

This thesis and its findings can be used to get acquainted with the applicability of the stakeholder management in the agile projects, or in general to get acquainted with the stakeholder management and the agile methods in projects. The limited empirical knowledge in the literature related to the topic of the study also causes a lack of practical observations in this study. In order to reliably generalize the results of the study, the topic should be investigated more broadly and empirically, for example by conducting interviews with project organizations which utilizes agile project management.